Adatfeldolgozási feltételek

Ezek a feltételek az Általános Szerződési Feltételek részét képezik, és az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződésnek minősülnek. A regisztrációval az Előfizető (az Esedékest használó szakember vagy vállalkozás) elfogadja őket.

Adatkezelő: az Előfizető. Adatfeldolgozó: Borbély Regő egyéni vállalkozó (Borbély Regő e.v.), székhely: 8412 Veszprém, Szőlőhegy utca 3., adószám: 92555505-1-39, e-mail: hello@esedekes.hu (a továbbiakban: Esedékes).

1. Az adatfeldolgozás tárgya és célja

Az Esedékes az Előfizető megbízásából, kizárólag a szolgáltatás nyújtásához kezeli az Előfizető ügyfélcégeinek és azok kapcsolattartóinak adatait: a határidők nyilvántartásához, az emlékeztető e-mailek kiküldéséhez, a helyszíni jegyzőkönyvek elkészítéséhez és tárolásához, az ügyfélportál működtetéséhez és a régi táblázatok AI-átköltöztetéséhez. Az adatfeldolgozás az előfizetés idejére szól.

2. Az érintettek és az adatok köre

• Az ügyfélcégek kapcsolattartói: név, e-mail-cím, telefonszám, az emlékeztetők kiküldésének ténye és ideje, az ügyfélportálon kért időpontok és üzenetek.
• A helyszíni ellenőrzésen aláíró személyek: név és kézzel írt aláírás képe.
• Helyszíni fotók: a felhasználó által készített képek, amelyeken esetleg személyek is láthatók.
• Az ügyfélcégek adatai: név, cím, létszám, tevékenység, eszközök, kötelezettségek és határidők.

Különleges adatot (például egészségügyi adatot) a szolgáltatás nem kér. A foglalkozás-egészségügyi alkalmasság tételnél csak a határidőt tároljuk, a vizsgálat eredményét nem; az Előfizető ilyen adatot ne vigyen fel.

3. Az Előfizető (adatkezelő) felelőssége

• Az Előfizető felel azért, hogy az ügyfelei és kapcsolattartóik adatait jogszerűen kezeli, és emlékeztető e-mailt csak olyan ügyfélnek küld, akivel szerződéses vagy üzleti kapcsolatban áll.
• Az Előfizető tájékoztatja az érintetteket az adatkezelésről (például a helyszíni aláírás és fotózás előtt), és ő válaszol az érintettek kérelmeire; ebben az Esedékes segít.
• A szolgáltatás beállításai (például az emlékeztetők időzítése és szövege) az Előfizető utasításának minősülnek.

4. Az Esedékes (adatfeldolgozó) kötelezettségei

• Az adatokat kizárólag az Előfizető dokumentált utasítása alapján és a szolgáltatás nyújtásához kezeli, saját célra nem használja, és nem adja el.
• Az adatokhoz csak az fér hozzá, akinek a szolgáltatás működtetéséhez szükséges, és titoktartásra kötelezett.
• Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz: titkosított kapcsolat (HTTPS), jelszóval védett hozzáférés, a fiókok adatainak elkülönítése, az adatbázis-táblák sorszintű védelme, és a titkos kulcsok elkülönített tárolása. Az ügyfélportál csak a kitalálhatatlan, ügyfélenkénti titkos linkkel érhető el, és csak az adott ügyfél adatait mutatja.
• Segíti az Előfizetőt az érintetti kérelmek (hozzáférés, helyesbítés, törlés, tiltakozás) teljesítésében.
• Ha adatvédelmi incidensről tudomást szerez, indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint 48 órán belül értesíti az Előfizetőt.
• Kérésre rendelkezésre bocsátja az előírások teljesítésének igazolásához szükséges információkat.

5. További adatfeldolgozók

Az Előfizető általános felhatalmazást ad arra, hogy az Esedékes az alábbi további adatfeldolgozókat vegye igénybe. Az új adatfeldolgozó bevonásáról az Esedékes legalább 15 nappal előre e-mailben értesíti az Előfizetőt, aki ez ellen tiltakozhat, illetve az előfizetést felmondhatja.

• Supabase Inc.: adatbázis és tárolás (az adatbázis az Európai Unióban fut; székhely: Egyesült Államok)
• Vercel Inc.: a szolgáltatás futtatása (Egyesült Államok)
• Resend Inc.: az emlékeztető és értesítő e-mailek kiküldése (Egyesült Államok)
• Anthropic PBC: az AI-átköltöztetés, csak ha az Előfizető használja (Egyesült Államok)

Az Európai Gazdasági Térségen kívülre történő adattovábbítás az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (EU–USA adatvédelmi keretrendszer) vagy általános szerződési feltételei alapján történik.

6. Az adatok sorsa a szerződés megszűnésekor

Ha az előfizetés lemondás miatt szűnik meg, a fiók csak olvasható marad, és az adatok a fiók törléséig megmaradnak, hogy az Előfizető később folytathassa. A fiók törlését az Előfizető a hello@esedekes.hu címen kérheti; ekkor az Esedékes az adatokat 30 napon belül törli. Törlés előtt az Előfizető a határidőket CSV-ben letöltheti.

7. Egyéb

A jelen feltételekben nem szabályozott kérdésekben az ÁSZF, az Adatvédelmi tájékoztató és a GDPR rendelkezései irányadók. Kérdés esetén: hello@esedekes.hu.